生産性の高い会議を実行しよう！ (2016/12/01)
カテゴリー: 一般の記事
Author: Masahiko Kato
早いものです、もう12月、寒くなってきましたが皆さんお元気でしょうか・・・・？
この何年間で感じることですが、日本の季節が変化してきていて春と秋が何となく短くなってきているように思われます。
（つまりは夏と冬が長くなっているということになりますが・・・）
今日は会議についてお話をしてみたく思います。
今まで数多くの会社の会議に参画してきました。
その中で感じることです。
自分なりに会議とはこうあるべきではという意見を書いてみますと・・・
１、会議とは・・・会して議すべきもの・・・つまりは会議参加者みんなが発言することが望ましい（もちろん出席者の人数にもよります）ですね。
ところが会社によっては議長が一人でしゃべり続けるなんてパターンも存在します。
（本当の話です）
一人で話し続けるならば会議の必要性はなく単純に通達書類だけでよいのではないでしょうか。
また会議というものは参加者が増えれば増えるほど会議の内容は薄くなるものです。
２、会議の時間に留意
会議時間がやたらに長いなんて会社も存在します。
かつて我々の時代にもそんな事実がありました。（もちろん改善されましたが）
人間の緊張の持続には限界があります。
会議の時間の限界は2時間程度だと判断しています。
時間を守るためにはレンタルルームで時間制で会議してみたりするのも効果ありです。
またスタンディング会議なども効果大です。（立って会議をすると早く会議が終わります）
会議時間を短縮するために事前にしっかりと会議資料を配布しておくことも重要です。
３、会議の時間を守る
会議の始まる時間はきちんと決まっていても終了時間があいまいでついつい時間オーバーなんて会社もありますね。
日ごろから時間管理ができていない会社の典型的パターンです。
こういう会社は通常業績もよくないものです。（間違いありません）
時間の効率的使い方を学習しましょう。
４、会議の記録を残す
時間をかけて会議を実行しても、せっかくの内容が記録されていないなんて会社も存在します。（嘘のような本当の話）
書記を担当する社員がしっかりと記録して会議の議事録を報告することが必要ですね。
５、会議の必要性
通常、会議は重要事項の打合せ・伝達・検討事項の討議・決定のみ実行でよい筈です。
日常の情報や進捗データ、指示・伝達は文書やメールで十分です。
会議実行者はそのあたりをしっかりと理解したうえで会議に臨んでほしいものです。
積水ハウス時代、会議の内容を検証して半期の会議時間を188時間短縮しました。
そうしたことの結果、社内業務に費やす時間が減り、顧客と接する時間が増えて数字のアップにつながりました。
短時間高能率こそ時代の要請です。
来年に向けて会議方式の在り方を検証してみたいものです。
この何年間で感じることですが、日本の季節が変化してきていて春と秋が何となく短くなってきているように思われます。
（つまりは夏と冬が長くなっているということになりますが・・・）
今日は会議についてお話をしてみたく思います。
今まで数多くの会社の会議に参画してきました。
その中で感じることです。
自分なりに会議とはこうあるべきではという意見を書いてみますと・・・
１、会議とは・・・会して議すべきもの・・・つまりは会議参加者みんなが発言することが望ましい（もちろん出席者の人数にもよります）ですね。
ところが会社によっては議長が一人でしゃべり続けるなんてパターンも存在します。
（本当の話です）
一人で話し続けるならば会議の必要性はなく単純に通達書類だけでよいのではないでしょうか。
また会議というものは参加者が増えれば増えるほど会議の内容は薄くなるものです。
２、会議の時間に留意
会議時間がやたらに長いなんて会社も存在します。
かつて我々の時代にもそんな事実がありました。（もちろん改善されましたが）
人間の緊張の持続には限界があります。
会議の時間の限界は2時間程度だと判断しています。
時間を守るためにはレンタルルームで時間制で会議してみたりするのも効果ありです。
またスタンディング会議なども効果大です。（立って会議をすると早く会議が終わります）
会議時間を短縮するために事前にしっかりと会議資料を配布しておくことも重要です。
３、会議の時間を守る
会議の始まる時間はきちんと決まっていても終了時間があいまいでついつい時間オーバーなんて会社もありますね。
日ごろから時間管理ができていない会社の典型的パターンです。
こういう会社は通常業績もよくないものです。（間違いありません）
時間の効率的使い方を学習しましょう。
４、会議の記録を残す
時間をかけて会議を実行しても、せっかくの内容が記録されていないなんて会社も存在します。（嘘のような本当の話）
書記を担当する社員がしっかりと記録して会議の議事録を報告することが必要ですね。
５、会議の必要性
通常、会議は重要事項の打合せ・伝達・検討事項の討議・決定のみ実行でよい筈です。
日常の情報や進捗データ、指示・伝達は文書やメールで十分です。
会議実行者はそのあたりをしっかりと理解したうえで会議に臨んでほしいものです。
積水ハウス時代、会議の内容を検証して半期の会議時間を188時間短縮しました。
そうしたことの結果、社内業務に費やす時間が減り、顧客と接する時間が増えて数字のアップにつながりました。
短時間高能率こそ時代の要請です。
来年に向けて会議方式の在り方を検証してみたいものです。